 |
|
Finance 2011: Kako se izogniti težavam pri črpanju nepovratnih sredstev
|
|
 |
|
Podjetja se pogosto pritožujejo, da izplačila sredstev z javnih razpisov zamujajo; kot razlog navajajo počasno delo razpisnikov.
Zamujanje izplačil že odobrenih sredstev na javnih razpisih podjetjem lahko povzroča hude težave pri premostitvenem financiranju projekta, saj je bančna posojila težko pridobiti.
Po besedah Kristine Kočet iz podjetja Tiko Pro, ki podjetjem svetuje pri kandidiranju za sredstva, so največje težave pri razvojno-raziskovalnih (R & R) projektih, kjer večina razpisnikov velikokrat zamuja za kar nekaj mesecev. "Pri investicijskih projektih večjih težav pri izplačilu sredstev za zdaj še nismo zaznali, zamude pa se lahko pojavijo pri večjih gradbenih projektih.
"Razlika je v naravi sofinanciranja projektov, ali gre za predplačila ali refundiranje", pojasnjuje Beno Stern iz svetovalne družbe Pro Eco . V Sloveniji v glavnem še vedno prevladuje povračilo stroškov, ki smo jih imeli med projektom. To poteka po stopnjah - ko je končana določena stopnja projekta, zberete račune, izdate zahtevek za povračilo sredstev in ministrstvo poravna znesek v največ 60 dneh.
"Naše stranke imajo različne izkušnje, v glavnem so zamude s povračilom stroškov zaradi dopolnil k poročilu, ki ga kot podlago zahteva določeno ministrstvo. Krivda je navadno na strani podjetja, ki poročila skupaj s prilogami ne pripravi dovolj dobro. Če je vse v redu, država s plačili ne zamuja, vendar se tudi tu predvsem zaradi birokratskih ovir dogajajo zamude." Kadar gre za predplačila (ali v Bruslju ali v Sloveniji) pa je drugače: predplačilo se ponavadi izvede v drugem mesecu trajanja projekta, drugi predujem po enem letu, ob koncu projekta - po reviziji zaključnega poročila in vrednotenju projekta - pa se poravnava še preostali delež.
Preobremenjeni razpisniki
Razlogi za zamujanje pri izplačilih nepovratnih sredstev so tako na strani razpisnika kot tudi na strani podjetij, pa ugotavlja Kristina Kočet. Tudi po njenih izkušnjah so največkrat vzrok nepravilno in nepopolno izpolnjena vmesna ali končna poročila. Poleg tega je omenila še preoptimistično načrtovane projekte, ki pripeljejo do poznejših težav pri poročanju, saj prihaja do večjih odstopanj med pripravljeno dokumentacijo ter uresničitvijo projekta. Zaradi teh odstopanj je treba po oddanem zahtevku še dodatno pojasniti, zakaj smo porabili manj sredstev, kot je bilo načrtovano, zakaj so se roki podaljšali ... Stroški projekta niso redno vodeni, tako se pogosto zgodi, da podjetja naredijo njihov pregled v zadnjem tednu pred oddajo zahtevka. Zato kaj hitro pride do pomanjkljivih in nejasnih podatkov na zahtevku, ki jih je treba pozneje dopolnjevati. Zamude je pripisati tudi preobremenjenosti določenih razpisnikov s pregledovanjem zahtevkov, še doda Kočetova.
Tedenska poročila, interni nadzor ...
Kaj lahko storijo podjetja, da se izognejo težavam pri črpanju nepovratnih sredstev? Nujno je treba upoštevati roke za oddajo poročil, poročilo za izplačilo sredstev je treba začeti pripravljati vsaj nekaj tednov prej, še bolje pa je, če kratka poročila o projektih R & R delamo tedensko, svetujejo v družbi Tiko Pro.
Da bi se izognili neprijetnim presenečenjem zaradi časovno, kadrovsko ali finančno slabo načrtovanih projektnih prijav, predvsem pri večjih projektih, predlagajo tudi interni nadzor nad projektom, saj bo podjetje le tako pravočasno zaznalo spremembe med načrtovanim in dejanskim stanjem projekta. Večje spremembe projekta je treba čim prej sporočiti razpisniku in se tako izogniti poznejši zamudi izplačila sredstev.
Da bi bilo zamud čim manj, se je treba natančno informirati o zahtevanih rokih in načinu poročanja, pridobiti vzorce oziroma osnutke za pripravo papirnih administrativnih in finančnih poročil (te navadno že vnaprej pripravi razpisodajalec), nujno je redno mesečno vodenje dnevnika opravljenega dela s pripadajočim porabljenih časom za vsakega sodelavca na projektu ter vseh poslovnih dogodkov v okviru stroškovnega mesta projekta, pa svetuje Beno Stern.
Prezapleteni postopki
Kot pravi Danijel Lamperger iz obrtno-podjetniške zbornice (OZS), morajo podjetja pri subvencioniranih projektih najprej sama financirati denimo nakup stroja ali gradnjo, zato morajo biti še toliko bolj previdna ter so tudi sama sposobna zapreti finančno konstrukcijo. "Na to jih opozorimo, še preden se odločijo za prijavo na razpis. Prav tako jim svetujemo, da si dobro preberejo razpisno dokumentacijo, ne le prijavni del, ampak tudi tisti del, ki se nanaša na morebitne postopke v primeru odobritve sredstev (kakšno pogodbo bodo podpisali, kakšni so roki, dinamika realizacije ...)."
Iz te dokumentacije je namreč razvidno, kakšna je dinamika poročanja in izdajanja zahtevkov in koliko časa imajo organi nadzora možnost pregledovanja dokumentacije. Šele zatem ponavadi začnejo teči roki za izplačilo, ki pa so pogosto nerazumno dolgi.
"OZS državo ves čas opozarja, da so postopki pri javnih razpisih prezapleteni in predolgi. Podjetjem pa lahko le svetujemo, da to dinamiko predvidijo in si uredijo takšno premostitveno financiranje, ki bo skladno z, žal, dolgimi roki izplačil." Prav tako jim svetujejo, da takoj, ko dobijo sklep o odobritvi sredstev (subvencije), pri bankah izpogajajo ugodna premostitvena sredstva. Banka namreč na podlagi sklepa vidi, da država podjetju jamči subvencijo, če bo podjetje izvedlo projekt. To pa je za banko znamenje, da je projekt že pregledan, da je realen in da ima tudi poslovni načrt.
Premostitvena posojila
V podjetjih se pritožujejo, da nekaterim bankam za odobritev premostitvenega posojila kot jamstvo ne zadošča niti sklep o odobritvi sredstev. Kot pravi Kristina Kočet, so težave pri pridobivanju premostitvenih posojil zaznali pri "start up" podjetjih in pri podjetjih z nižjo bonitetno oceno. Kot dodatno jamstvo večina bank zdaj zahteva tudi osebna poroštva odgovornih oseb. Premostitvena sredstva so lahko problematična tudi v primeru podpisane pogodbe z naročnikom v Evropi ali Sloveniji, ugotavlja tudi Beno Stern. Na videz varna pogodba je lahko za banko tudi past, saj se kak projekt tudi ne konča uspešno in je treba vračati že pridobljena sredstva. Banka se bo v takem primeru zanašala predvsem na tekočo likvidnost podjetja, ki zanjo pomeni osnovo, po kateri ocenjuje varnost vračila posojila, ter tudi druge redne tržne dejavnosti podjetja, ki prinašajo denar. Tako bo banka, če se odloči za premostitveno financiranje, v dodatno zavarovanje zahtevala tudi menice podjetja. Pazila bo tudi na ročnost posojila, saj bi bilo nespametno odobriti posojilo za daljše obdobje, kot ga pokriva projekt sam, še dodaja Stern.
Kaj naj stori podjetje:
- Upoštevajte roke za oddajo poročil
- Poročilo za izplačilo sredstev začnite pripravljati vsaj nekaj tednov prej
- Uvedite notranji nadzor nad projektom
- Vzdržujte redno komunikacijo s skrbnikom vašega projekta na ministrstvu ali pri evropski komisiji
- Finančno konstrukcijo bodite sposobni zapreti tudi sami
